مجامع فوق العاده و صورت جلسه های نوشته شده در آن ها زمانی دارای وجاهت قانونی برای ثبت و اجرا هستند که حداقل به رای موافق دو سوم افراد حاضر در جلسه رسیده باشند. تعیین سیاست ها، خط مشی و اهداف راهبردی شرکت برای سال مالی جدید. در صورت وجود نماینده و یا وکیل در شرکت نام وکیل در این قسمت ذکر می گردد. بر همین اساس هر دو گروه برحسب کارکردی که دارند باید شرکت به ثبت برسانند تا بتوانند فعالیت خود را انجام و گسترش دهند .
این سامانه جهت ارائه خدمات ثبت تغییرات و ثبت شرکت و دیگر امور ثبتی به صورت اینترنتی ایجاد شده است و دیگر مدارک فقط از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها تسلیم می شود . حق امضاء اعضاء هیئت مدیره ، تکمیل مواد اساسنامه ، انتخاب روزنامه کثیر برای درج آگهی های شرکت از دیگر مواردی ثبت شرکت است که باید با دقت تمام در سامانه تکمیل شود تا بعدا مجبور به صرف هزینه مجدد برای ثبت تغییرات شرکت تان نباشید . انصراف از درخواست تغییرات شرکت ، پلمپ دفاتر ، اظهارنامه دفاتر تجارتی با وارد نمودن شماره پیگیری ، شماره یا شناسه ملی بر حسب مورد ، در این قسمت صورت می پذیرد .
4-اگر شرکت دارای تاریخ انقضا ( تاریخ شروع فعالیت و پایان آن برای مدت محدود ) دارد قید شود . مدت اعتبار این دفاتر یک سال است و برای سال جدید مالی باید دفتر جدیدی تهیه کنید. همچنین در صورت رد دفاتر قانونی این جریمه به 10 درصد کاهش می یابد. اسناد و دفترمشاغل از سوی ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ شود. دفتر روزنامه، دفتری جهت وارد کردن ریز هزینه ها و سود و زیان بشکل روزانه است .
پیگیری پذیرش ثبت شرکت
آن دسته از افرادی که متقاضی ثبت درخواست تاسیس شرکت می باشند، می توانند به صورت حضوری به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کنند و از طریق این سایت، اقدام به ثبت درخواست برای تاسیس شرکت ها کنند. در ادامه با نحوه ورود به سایت ثبت شرکت های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور آشنا می شویم. سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور ارائه خدمات به طیف وسیعی از اشخاص حقیقی و حقوقی اقدام به راه اندازی، سامانه های مختلفی نموده است.
با تکمیل اطلاعات مورد نیاز و دریافت تاییدیه پذیرش لازم است تا نسخه های اصلی تمامی صورتجلسات و تمامی موارد ضمیمه شده به آن را از طریق باجه های پست به صورت سفارشی برای آدرس مورد تایید در تاییدیه پذیرش ارسال نمایید . در شرح فعالیت نیز اگر در رابطه با موضوع فعالیت نیاز به توضیح باشد توضیحات لازم را وارد نمایید.سپس با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد صفحه ی اطلاعات مرکز اصلی شوید. جهت ارسال اظهارنامه مالیاتی، در اواخر سال قبل باید پلمپ دفاتر قانونی را دریافت کرده باشید. متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد.لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است.در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند.
- بعد از این بخش وارد صفحه ارائه مدارک می شوید،در این بخش ،مدارکی را که متقاضی باید ارایه نماید به صورت خودکار نمایش داده می شود.
- پس از ثبت اطلاعات مربوط به متقاضیان، نوبت به انتخاب نام شرکت می رسد.
- … اداره ثبت شرکتها به آدرس irsherkatssaa.ir و اخذ شماره پذیرش جهت پیگیری ثبت تاسیس اینترنتی.
- در صورتی که شرکت شعبه به خصوصی داشته باشد، در این مرحله باید اطلاعات مربوط به آن را وارد کنید که معمولا شرکت ها در ابتدای تاسیس، شعبه دیگری ندارند.
- اگر نوع شرکت «شعبه شرکت خارجی» یا «نمایندگی شرکت خارجی» باشد مواردی در ذیل صفحه نمایان می شود.
برای ثبت شرکت در سامانه irsherkat.ssaa.ir باید با تمامی قواعد و ضوابط مربوطه آشنایی داشته باشید تا بدون نقص اطلاعات خود را به ثبت برسانید . ابتدا «اشخاص جلسه» را از افرادی که قبلاً وارد کرده ایم انتخاب می شود. با استفاده از کلید اطلاعات به ردیف پایین منتقل می شود و به طور موقت ذخیره می گردد .و چنانچه قصد حذف یک ردیف را داشته باشید باید از کلید استفاده نمایید .همچون تمامی صفحات با استفاده از کلید می توان وارد صفحه بعد شد . در انتها با کلیک بر روی کلید به صفحه بعد می رویم.در این مرحله به صورت خودکار یک شماره پیگیری 19 رقمی دریافت می نمایید و اطلاعات وارد شده ذخیره می گردد. اکثر تنظیمات صورتجلسه شرکتها و تغییرات آن شامل تغییر در اساسنامه… … عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیئت مدیره برای هر یک از پذیرش جداگانه بگیرند. برای ثبت شرکت دانش بنیان ابتدا باید بصورت عادي در اداره کل ثبت شرکت ها ثبت … یا خدمت، درخواست خود را برای پذیرش ثبت شرکت خود به دبیرخانه ارائه نمایند.
در قدم اول اطلاعات عمومی شرکت ها مثل نوع شرکت، نام شهر و استان محل فعالیت، شماره و آدرس و سال مالی ثبت می شود. حداقل سرمایه باید در ثبت شرکت رعایت شود ، چنانچه در اکثر شرکت ها یک میلیون ریال است و لازم به ذکر است سرمایه نقدی ، غیر نقدی باید مشخص گردد . در گذشته کلیه خدمات مربوط به ثبت شرکت و … به صورت حضوری انجام می گرفت ، چنانچه همین امر سبب هدر رفتن هزینه و زمان بسیاری از متقاضیان می شد . اطلاعات مربوط به هیات مدیره شرکت را وارد کرده و دکمه گام بعدی را بزنید. نوع شخصیت حقوقی یا شرکتی را که قصد ثبت آن را دارید انتخاب نموده و دکمه ادامه را بزنید. به موجب قوانین کشور ما، تمام اشخاص خارجی که در ایران به نوعی سکونت یا فعالیت تحصیلی یا شغلی داشته، باید برای اخذ کد فراگیر اقدام نموده تا مجاز به انجام فعالیت خود در داخل مرزهای ایران باشند.
آموزش مراحل ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکتها
دفاتر خود را در تاریخ……………تحت شماره…………………در این اداره کل پلمپ نموده است.این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………………صادر گردیده است. اقدام نهایی، تحریر و صدور ثبت برند آگهی تاسیس شرکت می باشد که آخرین گام جهت ثبت شرکت تلقی می شود. حالا باید کپی برابر اصل شده ای از اساسنامه ی خود را در سایت اداره ی ثبت شرکت ها بار گذاری نمایید.
راهنمای ثبت تغییرات شرکت
در انتها به قسمت پذیرش نهایی رفته و مراحل را به دقت انجام دهید. وجود دارد که با کلیک بر روی آن تقاضای تاسیس ثبت نهایی شده و ارسال می گردد. اگر شرکت از نوع «شعبه شرکت خارجی» یا «نمایندگی شرکت خارجی» باشد به جای اظهارنامه یا تقاضا نامه باید اختیارنامه فعال می شود.
چنانچه لازم به ذکر است حضور متقاضی در اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری هیچ تاثیری در روند ثبت شرکت یا سایر امور ثبتی نخواهد داشت . در این میان گرایش عموم مردم به تاسیس شرکت سهامی خاص و شرکت با مسئولیت محدود بیشتر می باشد . بایستی توجه داشت مباحث شرکت عمرانی ، شرکت خدماتی ، ساختمانی و …. موضوعات شرکت محسوب شده و بایستی شرکتی طبق یکی از قالب های فوق با این موضوعات به ثبت برسد . در صورتی که شرکتی سهامدار باشد باید شخصی را به عنوان نماینده رسمی ثبت تغییرات خود در شرکت معرفی نماید.این شخص در جلسات و مجامع شرکت کرده و از طرف شرکت سهامدار عمل می کند.در عموم شرکتها لازم نیست سهامدار حتما به سربازی رفته باشد و یا تحصیلات مرتبط داشته باشد. شرکت های سهامی خاص برای ادامه فعالیت و شرکت در مناقصات و مزایدات و اجرای پروژه های خود می بایست اعضای هیئت مدیره و سهامداران خود را هر دوسال تعیین و تمدید و بازرسان خود را هر یک سال تعیین و تمدید کنند که در مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده صورت میگیرد و آگهی می شود.